Routinearbeit automatisieren — die Entscheidung bleibt bei Ihnen.
Das Problem
Jede Eingangsrechnung wird geöffnet, gelesen, abgetippt, abgelegt und weitergeleitet. Fünf Minuten pro Beleg klingt wenig — bei achtzig Belegen im Monat ist es ein Arbeitstag.
Was mAiSiko Process macht
Process übernimmt die immer gleichen Zwischenschritte: Ein Dokument wird erkannt, die relevanten Angaben werden ausgelesen, der Vorgang wird zugeordnet und landet dort, wo er hingehört. Was danach passiert, entscheidet weiterhin ein Mensch.
Eingang
E-Mail, Dateiablage oder eingescannte Post.
Verarbeitung
Dokumenttyp erkennen, Angaben auslesen, Vorgang zuordnen.
Prüfung
Ein Mitarbeiter sieht das Ergebnis und korrigiert, wenn nötig.
Ausgabe
Ablage, Weiterleitung oder Übergabe an das Zielsystem.
Typische Einsatzfälle
Die Rechnung kommt per E-Mail
Der Anhang wird heruntergeladen, die Daten von Hand übertragen und die Datei irgendwo abgelegt.
Das Dokument wird als Rechnung erkannt, Lieferant, Betrag und Nummer werden ausgelesen.
Wir bauen die Erkennung auf Ihre Belege und Ihr Zielsystem auf.
Der Mitarbeiter prüft, statt alles abzutippen.
Das gemeinsame Postfach läuft über
An info@ gehen Anfragen, Rechnungen, Bewerbungen und Werbung — jemand sortiert jeden Morgen.
Eingehende Nachrichten werden nach Anliegen vorsortiert und zugeordnet.
Wir legen die Kategorien mit Ihnen fest und passen sie nach, wenn sich etwas ändert.
Jeder sieht, was ihn betrifft — statt alle alles.
Eine Auftragsbestätigung trifft ein
Die Bestätigung kommt per Mail und muss dem richtigen Auftrag zugeordnet werden.
Bestellnummer und Lieferant werden erkannt, Abweichungen zur Bestellung hervorgehoben.
Wir richten die Zuordnung auf Ihre Nummernkreise ein.
Abweichungen werden beim Abgleich sichtbar, bevor daraus Rückfragen werden.
Nach der Besprechung
Die Notizen liegen auf Papier, die Aufgaben daraus gehen im Alltag unter.
Aus der Mitschrift entsteht eine strukturierte Zusammenfassung mit Aufgabenliste.
Wir klären vorher, welche Inhalte verarbeitet werden dürfen und welche nicht.
Die Nachbereitung dauert Minuten statt einer halben Stunde.
Eine Anfrage kommt über die Website
Formularanfragen landen als Mail im Postfach und werden von Hand erfasst.
Kontaktdaten und Anliegen werden strukturiert übernommen und weitergegeben.
Wir verbinden das Formular mit dem System, das Sie ohnehin nutzen.
Anfragen werden erfasst und zugeordnet, sodass weniger im Postfach liegen bleibt.
Was Sikora EDV übernimmt
- Analyse des Ablaufs, bevor etwas automatisiert wird
- Einrichtung der Erkennung auf Ihre Dokumente
- Anbindung an vorhandene Systeme, soweit Schnittstellen bestehen
- Begleitung in der Anlaufphase
- Anpassung, wenn sich Belege oder Abläufe ändern
Für wen das sinnvoll ist
- Betriebe mit vielen gleichartigen Dokumenten
- Verwaltung und Buchhaltung mit wiederkehrenden Handgriffen
- Unternehmen, die Mehrarbeit nicht durch mehr Personal lösen wollen
Wo die Verarbeitung läuft
Das entscheiden wir pro Anwendungsfall — je nach Art der Daten auf eigener Hardware oder mit einem ausgewählten Dienst. Wir sagen Ihnen vorher, welcher Weg für welchen Prozess vorgesehen ist, statt pauschal zu behaupten, alles bleibe im Haus.
Häufige Fragen
Ersetzt das Mitarbeiter?
Nein. Es nimmt die Zwischenschritte ab. Geprüft und entschieden wird weiterhin von Menschen.
Was passiert, wenn etwas falsch erkannt wird?
Genau dafür gibt es den Prüfschritt. Korrekturen fließen in die Erkennung zurück.
Können wir klein anfangen?
Ja, und das ist meistens sinnvoll. Ein Dokumenttyp, ein Ablauf — und dann weiter.
Passt dazu