Wiederfinden statt lange suchen.
Das Problem
Eine Zusage von vor drei Jahren wird gebraucht. Sie stand in einer E-Mail — im Postfach eines Kollegen, der nicht mehr im Unternehmen ist.
Was mAiSiko Archive macht
Archive legt eingehende und ausgehende Nachrichten automatisch in einem zentralen Archiv ab — unabhängig davon, ob ein Postfach später aufgeräumt, verkleinert oder geschlossen wird. Gesucht wird über den gesamten Bestand, mit Berechtigungen, die Sie festlegen.
E-Mail & Dokument
Ein- und ausgehende Nachrichten werden automatisch erfasst.
Archiv
Zentrale Ablage, unabhängig vom einzelnen Postfach.
Suche
Volltextsuche über den gesamten Bestand, auch über Jahre hinweg.
Zugriff
Wer was sehen darf, legen Sie fest — nicht der Zufall.
Typische Einsatzfälle
Eine alte Zusage wird gebraucht
Für eine Rückfrage wird Korrespondenz von vor mehreren Jahren benötigt.
Das Archiv wird durchsucht, auch über geschlossene Postfächer hinweg.
Wir richten Archivierung und Suchberechtigungen ein.
Die Unterlage ist in Minuten da statt nach einem halben Nachmittag.
Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen
Mit dem Postfach würde auch die Korrespondenz verschwinden.
Die Nachrichten liegen bereits im Archiv, unabhängig vom Konto.
Wir regeln, wer nach dem Austritt auf welche Inhalte zugreifen darf.
Wissen bleibt im Unternehmen, nicht in einem Konto.
Die Postfächer werden zu groß
Nichts darf gelöscht werden, gleichzeitig läuft der Speicher voll.
Ältere Nachrichten liegen im Archiv und können im Postfach entlastet werden.
Wir stimmen mit Ihnen ab, was wie lange im Postfach bleibt.
Der Mailserver bleibt handhabbar, ohne dass etwas verloren geht.
Was Sikora EDV übernimmt
- E-Mail-Archivierung mit MailStore einrichten
- Gegen nachträgliche Änderungen geschützte und nachvollziehbare Ablage
- Berechtigungen nach Ihren Vorgaben einrichten
- Durchsuchbares Archiv für berechtigte Mitarbeiter
- Laufende Betreuung und Kontrolle der Archivierung
Zu Aufbewahrungspflichten
Für bestimmte Geschäfts- und Handelsbriefe gelten gesetzliche Aufbewahrungspflichten. Welche Nachrichten und Fristen in Ihrem Unternehmen konkret betroffen sind, sollten Sie mit Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung klären. Wir setzen anschließend die vereinbarte technische Archivierung um.
Häufige Fragen
Können Mitarbeiter im Archiv alles sehen?
Nur das, wofür sie berechtigt sind. Die Rollen legen Sie fest, wir richten sie ein.
Ersetzt das unser Backup?
Nein. Ein Archiv bewahrt Nachrichten langfristig auf, ein Backup stellt einen Stand wieder her. Beides hat einen anderen Zweck — und beides ist sinnvoll.
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